随着技术的发展， 电子化和智能化程度越来越高，传统的纸质版办公模式已经无法适应现在的发展趋势，企业档案电子化管理的趋势也越来越明显。很多企业已经开始使用企业档案管理系统来对自己的档案进行日常的管理。相对传统的管理方式，它由什么好处呢，下面一起来了解一下为什么要使用它。

1.提升工作效率

传统的管理方式需要耗费大量的人力资源，并且档案还会占据一定的空间，存档和查找起来都比较费时费力气。管理系统可以对企业的档案进行随时的存储和查询，不受时间和空间限制。查找起来也很方便，只需要搜索关键词就能搜索出所有的文档，花费的时间还比较少。企业也不需要专门的资源来完成档案的存储，释放了办公空间。

2.强化数据安全

现在数据泄密的风险很大，企业需要对数据资源进行合理的保存，以方防止泄密的风险。电子档案只要进行一定的隔离和加密，就能实现数据的安全，相对纸质版资料，泄密的风险较小，能从源头上保证信息的安全。相关人员只需要对系统进行一定的备份，就能防止资料的丢失。通过权限的设置，能够对查阅和修改人员进行有效的隔离，如果没有相应的权限，是无法查看到相应的资料的。

3.实现对资料的随时修改

企业的档案资源需要定期的进行更新，电子档案的所有查询和修改都是有据可依的，修改也有一定的权限。管理人员可以根据文档更新需求，来对档案进行查询、增加和删减，系统也会自动对修改记录进行记录。

有了企业档案管理系统，管理人员可以随时对档案进行查询，大大的解放了人员精力，提高了管理的精细化水平，对于企业长远的发展来说是有一定的好处的能更好优化管理。