云服务档案管理系统

      随着信息化的不断迈进,大量电子文件的出现,如何对这些浩如烟海的电子文件进行合理有序的管理,如何更加便捷的使用这些文件变成了当前的突出问题,在此情况下,云档案管理系统的构建变得迫切起来。


云服务档案管理系统

   在数字化时代中,云档案管理系统能够有效的存储海量的信息资源,能够将现实与虚拟联系在一起,从根本上让服务范围与服务能力得到扩展与提高。信通档联作为最早一批进入数字档案业务的厂商之一,经历了中国档案信息发展各个历程,可以为政府和央企用户提供安全环境下的IT咨询规划、顶层设计、项目实施与交付以及平台运营服务。

  拥有自主知识产权的云档案管理平台,是基于云计算、大数据等创新技术推出的新一代互联网架构电子档案平台,采用领先的互联网云计算技术框架,为用户快速构建先进性、安全性、前瞻性的高质量综合档案管理平台。

  云档案管理平台结合25年来各版本产品的优势,具有“智能化的档案管理”、“高质量档案平台”和“按需配置的可维护性”等特征。平台支持云环境下的虚拟服务器群集等高可用性部署方案,满足PB级数据管理和上千并发用户应用的性能需求。

  平台功能全面满足《数字档案馆(室)建设指南》、《企业数字档案馆(室)建设指南》、《电子档案管理系统基本功能规定》,支持多全宗、多层次管理。面向电子文件归档和电子档案管理要求,通过技术手段实现电子档案“四性”检测和长久保存,在满足电子档案“单轨制”管理需求的同时兼顾了传统载体档案管理工作。

   同时,平台提供了身份认证、访问控制、安全审计等全面保障应用安全的功能,通过针对数据存储、数据传输和数据利用各环节的安全控制及断点续传、存储介质预警和完备的数据备份策略充分保障了数据资源的安全,满足国家《档案信息系统安全保护基本要求》。

  根据云档案管理系统中的基本模块与管理流程,云档案管理系统可以大致分为如下模块:建档管理、档案分组、档案标签、档案借阅、档案移库、档案库管理、档案销毁管理、档案查询管理等。

  一、建档管理

  档案的所有基础信息均录入在「建档管理」中。出于档案管理的基本要求,「建档管理」要求录入内容尽可能全面、详细。

  一般录入内容包括档案名称、档案分组、所属部门、文件大小、保密程度、档案时间、存放位置、保管人、档案说明等。管理员也可根据实际情况,自行添加录入字段。

  注意管理员在录入时要确保所有信息准确、完整。

  二、档案分组

  管理员可根据自己的实际需求,在「档案分组」模块中将档案分组分类,以便后期的管理及利用。

  三、档案标签

  「档案标签」和「档案分组」类似,管理员可以为档案添加自定义标签,以便档案检索归纳。

  四、档案借阅

  企业应建立档案借阅制度,让档案有效流通及利用,将档案成果惠及员工。「档案借阅」模块记录档案借阅信息、包括借出日期、归还日期、借用部门和借阅人。不同密级的档案,可制定不同的制定流程,规范化档案借阅流程。档案借阅需保证责任落实到人,以防出现档案未及时归还,档案被污染的情况。

  五、档案移库

  「档案移库」模块记录档案移交情况,包括移交时间、移交状态、接收人等,实时跟踪档案移交进展,避免档案移交过程中出现疏忽或纰漏。

  六、档案库管理

  所有档案信息均汇总到「档案库管理」模块中,档案的借阅/移交/销毁情况都能在「档案库管理」模块中查到。

  七、档案销毁管理

  档案管理人员应依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。所有过期和无用的档案,可定期销毁,并在「档案销毁管理」中记录销毁状态、时间和经办人。

  八、档案查询管理

  在「档案查询管理」模块中,管理员可自定义查询条件,如保密等级、所属分组、结束时间等,快速精准地查到需要的档案。

  九、统计报表

  「统计报表」模块可一键生成档案统计数据,如档案总数、借阅情况等,档案情况一目了然,管理员无需花费精力做档案统计工作。

  通过「统计报表」功能,企业管理人员可快速掌握档案数据和信息,从中找到依据,为企业经营决策提供有效的信息支撑。


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