档案管理工作的不断规范化，管理过程中的工作量和对人员素质的要求也越来越高。数字化在各行各业中都得到了广泛的应用和发展，档案管理工作中也不例外。数字档案管理系统能够实现纸质档案的电子化，通过扫描或者拍照等方式对纸质版的档案进行一定的加工和转化，将其制作成能够存储在电子介质上的档案，查找方便快捷，不占据储存空间，大大的节约了人力物力和财力，方便高效，在很多企事业单位中都得到了广泛的应用。下面来看看它具体能实现哪方面的作用。

1.提升档案管理的信息化水平

数字化的管理方式能够提高档案管理工作的信息化程度，实现多部门的信息对接和共享。很多工作的发展趋势都是数字化，信息化和自动化，档案管理工作也不例外。工作是一项基础性很强的工作，如果不实现数字化，无法适应当前社会发展的需求。

2.提升信息的共享程度

纸质版的档案信息查找起来不够方便，不利于信息的共享，未来随着公众对档案信息的需求量越来越大，内容也越来越细化，电子化的管理方式有助于信息的快速查找和搜寻，不受任何时间空间的限制已经成为了目前主流的管理方式之一。这种系统在医院病人信息档案，企事业单位人事管理，图书馆等工作场合，应用非常广泛，方便快捷，给工作人员和使用人员提供了大量的方便。

3.提高工作效率

传统的管理方式需要手动进行资料的填写，收集整理和归档，查找起来工作量很大，费时费力，而且需要有专门的空间来进行管理，浪费了资源。数字化的方式将所有的信息都集成在一定的软件上，不占用具体的空间，搜索查询方便提高了管理人员和使用人员的工作效率。

数字档案管理系统实现了档案资源的科学配置和快速查询，能够给人们提供高效优秀的服务，是未来的主流趋势。