随着数字化技术在人们的生活中被运用的越来越深入，进行电子档案管理系统的升级不仅可以帮助用户更规范有效的管理相关资料，同时还可以提升查阅的效率对系统进行全面数字化升级。其优势主要可以体现在以下几个方面。

提升查阅效率

通过运用数字化的系统用户可以在终端APP上一键对需要的资料进行查找。同时电子化的管理方式也便于人员进行档案的归类和汇总，如果需要发掘新的价值，通过检索系统也更容易找到需要的文件。这种方式能够充分发挥出档案管理的价值，同时由于人工的速度比较慢，电子查阅只需要几秒钟就可以展开所有的结果，因此在整体效率方面也会有比较大的提升。

保证资料安全

与传统的纸质档案管理方式相比，通过电子化的方式来进行档案的整理和归总能够有效的保障相关资料的安全。用户可以通过设置密码、访问权限、以及联通防火墙的方式来增加安全性。如果没有被系统赋予权限则无法访问相关的资料，同时用户也可以根据员工的层级来安排档案管理的工作内容等。而传统的方式在长时间的保存期限中很容易出现档案损坏、丢失的情况。

定制化服务

通过选择合适的服务商，用户可以根据自己的实际档案，规模资料数量和类型，来定制相关的模块化服务。这些服务包括了资料托管、资料存储、安全管理、系统开发、用户安全性访问等多种功能。选择时要注意开发团队是否具备独立的创新能力和长期服务的能力，不要盲目进行选择。

选择电子档案管理系统的时候还要注意考察服务的范围和质量。确认服务商后要与其签订相应的服务合同，在合同中明确规定程序编写时的主要目的、验收标准、以及需要的周期时间等，通过这种方式能够很好的规避商家的夸大宣传，保障用户的合法权益。