电子档案系统在企业的日常信息化建设中起到了重要的作用，越来越多的企业日常办公都已经实现了档案管理的电子化。那么我们使用电子化档案系统应该首先了解它有哪些具体的功能，从而为我们购买电子化档案系统服务提供准确的参考。下面我们就一起来了解一下吧。总的来说，电子档案系统应该实现档案的有序化管理和档案的规范化应用两大功能，从而为企业减轻人力资源负担，提高工作效率。

1.档案的收集

想要建立完备科学的档案资料的收集必不可少。电子化档案系统具备多宗管理模式，能够提供多种档案的新建方式，包括扫描新建网页，扫描、图片导入、文档导入等多种功能。针对Excel表格，能够实现一键导入模式，形成完整的模板，同时能够批量化处理。从而满足档案分卷需求。

2。档案的整理。

档案系统档案整理模式符合国现行标准，能够满足档案的集中存储和应用，同时针对档案不同的门类及属性进行字段的自定义，满足包括文书档案、会计档案等10大类档案的管理需求，同时支持人事干部档案管理功能，全面管理单位所有门类的档案。档案管理遵循全周期原则，包括扫描、录入、整理、归档和统计查询，并支持借阅和归还查询功能。

3.保证信息安全

信息安全是档案管理工作中必须遵守的基本原则，电子化档案系统具有完善的安全管理模式，灵活的权限机制，采用不同的角色管理模式，对不同用户进行分类授权。门户的用户只有通过身份、信息及密码，才能查阅自己对应权限的档案资料。在文档传输方面采用的都是加密传输的模式，所有的文档查阅记录都有日志记载。

除了以上的基本功能，电子档案系统还具备综合档案的查询和统计等，多项功能支持关键词检索，根据单位管理制度，定期对档案进行归档和整理。有了电子档案系统，能给我们的工作带来很多便利，从而进行科学高效办公。