档案信息化管理是指将各类档案材料数字化、信息化、电子化管理。现代信息技术能够通过网络化，数字化等方式实现档案管理部门对档案数字化过程中的信息采集、信息处理、数据处理，以及信息共享等工作。今天就来介绍一下电子档案系统的作用。

　　一、电子档案系统的作用

　　1、从档案信息的获取和存储方式上提高效率

　　电子档案系统将档案馆管理与利用系统与电子档案的方式相结合，档案管理部门通过数据库软件，可以实现档案的自动检索，自动查询工作模式，能够自动生成相应的纸质文件。可以通过对现有电子档案管理系统或网站进行信息处理实现电子档案数据自动提取。档案自动提取完成后可以通过数据库软件进行自动归档管理。

　　2、从信息化服务平台的功能上提高服务能力

　　档案信息化服务平台包括档案服务平台、档案信息化服务终端四大类的功能。为提高服务能力，实现电子档案的应用需要将电子档案与信息技术相结合加以实施。可以通过档案信息化服务平台实现对档案信息库的完善和建立和维护、为各级档案机构提供便捷的服务，满足各级档案机构信息公开、档案查阅等需求。

　　二、电子档案系统使用方法

　　1、在设置“档案管理”菜单时，设置相应的页面操作模式和属性，比如“文件”的设置，“文件”的删除等，方便用户了解本档案系统。

　　【点击】进入到“文件管理”菜单，设置完相应的页面操作模式后进入状态。对于文件的创建和删除，可以通过“文件”进行操作。用户在创建文件后，点击左上角的《创建文件》按钮，进入到“文件创建”页面（该页面主要是针对档案管理员）。如果是在已经建立的档案中出现了“已完成”等字样的情况，可以点击右上角【删除】按钮，删除已保存过的数据，比如保存一份数据记录到一个目录、一份数据备份、一个文件等等。对于已经建立好的文档（这个选项也是操作模式之一)，点击左上角的《创建文件》按钮后，就进入到了该页面中。这个页面中需要填写一下内容是否与该文档指定主题相符（如不一致需要修改或删除后再提交给作者）。在页面中填写后点击'确定'按钮就可以了。

　　2、在“文件管理”菜单中可设置对档案进行自动保存时要注意的事项，比如文件归档到哪个文件夹；

　　档案中所包含的目录，文件的位置；文件的备份，等。可以根据需要随时调整这些目录上的各个文件夹。设置好自动保存相关的文件夹，设置好保存的具体日期和时间点等。其中自动保存为1年、10年。保存期限可根据实际需要来设定。按一下按钮就可以自动保存了。