怎样做好数字档案管理工作

发布日期:
2022-11-11
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数字档案管理‍就是将纸质文档通过扫描、录人等方式将信息存储到计算机数据库中,运用现代化技术和手段处理,实现检索快捷方便、同步备份。数字档案利用计算机技术和网络技术,具有档案资源检索方便、传输快速、可以以光盘、网络硬盘等介质保存、档案资料存储空间小、系统维护安全方便等特点,能较好的满足信息时代的要求。 ‍

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一、做好资源配置工作

数字档案管理体系建立需要较大资源配置,网络软硬件系统建设、数字档案馆建设、数字资源的积累,尤其是历史档案的电子化、外购数字资源、数字档案系统安全保证体系建设,甚至出版设备、远程及移动应用设备、影像设备等都是不小的开支。另外,数字档案管理系统要配备高素质的人员,主要包括信息技术人员、生产人员、档案人员等。要增加数字加工人员、扫描人员等阶段性人员投入。

二、制定标准的档案管理守则

如果没有标准化的规则,就会影响档案工作人员的工作效率,造成资源的浪费,工作流程衔接性变差,工作效果还不一定好,像整理好的档案没有标准,通用性差等。所以,根据实际工作情况制定出标准的数字化档案工作管理守则是很有必要的。标准的档案管理守则是档案管理工作者的标准化程序,应该包括工作步骤、工作时间、工作要求等方面,从细节上规范工作的展开,这样能够提高整体的工作效率,不浪费时间,少走弯路。

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三、提高档案管理工作者的职业素养

档案工作管理的工作者是进行档案工作管理的主要操作者,他们的能力素养直接影响了档案工作管理的成效。要提高工作人员的职业素养,首先要从思想上纠正他们以前陈旧的管理理念,树立科学的工作思想。其次是通过培训等提高他们的职业技能。

数据趋势下 ,信息平台上的档案存储平台,能够存储的数字档案资料显然是实体存储室的许多倍,甚至是以往的实体储存形式所无法比拟的,而且只要信息平台存在,档案资料便永远不会过期或是变质,可见数字档案管理‍的这一特点,其优势是十分明确的。

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