电子档案系统的必要性

发布日期:
2022-11-14
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对于一家运营多年的公司来说,往年的数据和项目规划都有极高的参考价值,并且这个特点存在于各行各业,而每一家公司保存这些相关的数据和文件的方式都各有不同,而因为保存方式的不同,也让这些数据和文件拥有不同的使用率,作为公司来说,肯定希望公司的每一个项目都能认真对待,多参考往年的相关数据和文件,但因为有些保存方式在寻找往年数据和文件时,过于复杂寻找时间过于长久,导致这些数据和文件没有较大化利用起来。

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出现这个问题,主要的原因是乱导致的,虽然数据和文件存储在电脑时会进行归类和备注,但是时间长久以后,很难再想起当初备注的名称和归类位置,而文件名称相近的又多,再寻找时并不能马上找到所需的数据和文件,而以上这种情况还那些归类和备注做得比较好的公司,对于在这方面做得不足的,寻找的难度系数会更高。大部分公司其实没办法实现把分类做得那么好。

另外一个就是安全问题和便利性问题,一般情况下公司的数据和文件都会统一存放在一台电脑或者一个硬盘上,虽然说都会设置密码防止数据和文件泄漏,但是这些方式一旦泄漏根本无从查起,安全系数也不高,很容易被他人盗取文件,员工在上传时也需要先发送到电脑,再下载再储存,十分麻烦。而且在进行传输的过程还很容易出现数据丢失。

信通档联研发的电子档案系统就可以轻松解决公司的这些问题,该电子档案系统可以与微信、企业微信、钉钉、短信、邮件等移动办公软件互联互通,公司员工可以通过这些软件上传数据和文件,管理员审批即可,管理员收到文件以后只需按照界面操作分类即可快速保存,并且该系统还有优秀的安全系统,非管理员进入不了系统。

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