电子档案的出现，让所有领域的业务流转都变得更为迅速、高效，而且得益于电子签章、数字证书的出现，电子合同也在很多行业得到了认可。但也正是因为没有了那份看得见摸得着的纸质合同，很多企业都开始纠结合同该如何保存了，电子档案管理系统便应运而生。

电子档案一般分为三类：内部保密类、非涉密类以及外部流转类。而这些其实都有一定的模版文件可以直接获取，不然每一次都找法规部或者是人事行政部获取，也非常地麻烦，有了电子档案管理系统之后，特别设计一个模版化文件的入口，就能轻松地获取、使用，提高工作效率。

而电子档案难的不是分类、归档，这个靠人力就能完成，只是时间上的问题罢了。难的是对接现在企业现有的工作软件。因为公司没办法要求每一个客户都对接自己的业务系统，转发文件的时候经常会需要倒转两三个平台，但成熟的电子档案管理系统，能够和现在常用的邮件、微信系统进行对接，以确保业务即使是在跨平台的情况下，也能高效流转。

而档案管理是假设在储存的安全性之上的，在符合EEP格式封装、电子文件长期保存相关标准规范下，整个系统需要通过《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）的相关测评，否则安全性是得不到保障的。同时整个服务器采用的是分布式的设计，后续如果有拓展的需求，也不需要整个系统停摆，像拼图一样嫁接进去即可。

电子档案管理系统的出现，不仅是数字化时代下的产物，其实也是现在移动式办公趋势的体现。不需要在租赁庞大的写字楼，网络如此发达，一些合同的签订也不需要再快递来快递去，但这就对企业档案管理的要求，有了更具体化的需求，所以现在还没有档案管理系统的企业，就要赶紧搭建起来了。