电子档案管理对企业管理的重要性体现在哪些方面?

发布日期:
2022-09-13
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电子档案的出现,让所有领域的业务流转都变得更为迅速、高效,而且得益于电子签章、数字证书的出现,电子合同也在很多行业得到了认可。但也正是因为没有了那份看得见摸得着的纸质合同,很多企业都开始纠结合同该如何保存了,电子档案管理系统便应运而生。

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电子档案一般分为三类:内部保密类、非涉密类以及外部流转类。而这些其实都有一定的模版文件可以直接获取,不然每一次都找法规部或者是人事行政部获取,也非常地麻烦,有了电子档案管理系统之后,特别设计一个模版化文件的入口,就能轻松地获取、使用,提高工作效率。

而电子档案难的不是分类、归档,这个靠人力就能完成,只是时间上的问题罢了。难的是对接现在企业现有的工作软件。因为公司没办法要求每一个客户都对接自己的业务系统,转发文件的时候经常会需要倒转两三个平台,但成熟的电子档案管理系统,能够和现在常用的邮件、微信系统进行对接,以确保业务即使是在跨平台的情况下,也能高效流转。

而档案管理是假设在储存的安全性之上的,在符合EEP格式封装、电子文件长期保存相关标准规范下,整个系统需要通过《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)的相关测评,否则安全性是得不到保障的。同时整个服务器采用的是分布式的设计,后续如果有拓展的需求,也不需要整个系统停摆,像拼图一样嫁接进去即可。

电子档案管理系统的出现,不仅是数字化时代下的产物,其实也是现在移动式办公趋势的体现。不需要在租赁庞大的写字楼,网络如此发达,一些合同的签订也不需要再快递来快递去,但这就对企业档案管理的要求,有了更具体化的需求,所以现在还没有档案管理系统的企业,就要赶紧搭建起来了。

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