随着科技的不断进步和发展，各种各样的软件应用而生，这些软件的出现，为人们的高效办公提供了更可靠的保障。而根据相关的统计表明，目前在很多场所都会使用档案管理系统来对档案进行管理，而且这种管理系统的应用范围特别广泛。那么究竟其广泛应用的原因主要有哪些呢？

1、功能多，使用便利

档案管理系统是用来专门管理档案的一种高科技系统，这种系统所拥有的功能特别多。因为在目前的办公过程当中，会形成大量的有价值的电子文件，这些文件需要很好的进行归档和保存，才能够使其变得更加安全。而管理系统就具有完善且强大的电子文件管理功能，能够更好的保证电子文件的真实性和电子文件的安全性，也能够使电子文件自动转换格式。使用起来非常高效，便利，不仅仅可以远程的进行批量下载和上传，还可以对图片和文件进行扫描等操作。

2、拓展性强，维护简便

档案管理系统所具有的拓展性也是很强大的，可以说这种系统的可塑性非常强，因为在后期，可以根据用户的需求添加其他拓展功能，可以真正为用户打造一种更符合自己工作需求的系统。而且整个系统拥有非常简洁的维护功能，系统可以把存储的信息自动进行整合分类和备份，还能够实现撤回操作，所以维护起来也是非常简便的。

简单来说，档案管理系统能够广泛应用的原因是由于其功能比较多，而且使用便利，再加上扩展性很强，维护起来简单方便，所以人们才对这种系统青睐有加，所以才会有更多的企业购买和使用这种价值高的系统，从而利用这种系统提升档案管理的规范性和效率。