档案管理工作是很多单位都必须要投入人员的一项重要工作，虽然平时看不到它的作用，但关键时刻它的重要性是不言而喻的。传统的管理方式需要专门的人员，并且配备专门的硬件资源，长久以来传统的档案室已经无法满足档案更新的需求，也无法解放更多的人力，弊端也比较明显。随着智能化自动化的发展，智能档案管理系统被越来越单位所采用。下面来了解一下为什么要使用这种系统，一起来看看它的优势有哪些。

1.更加直观

智能化的保存方式，有自己的数据管理系统，可以实现可视化的操作，符合大数据发展的趋势，让档案室成为清晰明确直观便捷的工作区域。在存档查阅和修改方面都有据可依，有据可查，大大的方便了操作人员和查询人员。

2.集成度高

智能化的系统，将原来很多个房间的工作量都融入了一个系统，组合方式灵活可以适应多种情况，同时提高了档案管理的安全性和保密性要求，在寿命上没有较多的顾虑，提升了管理水平，是智能化档案发展的趋势。

3.满足定制化的需求

各个单位的情况不同行业类别不同，对于档案管理也有一些特殊的要求，档案管理系统可以根据不同行业搭建不同的载体，也可以实现多个系统的组合，满足客户的自定义要求，大大提高了管理水平。

4.优化了人力资源

相对于传统的管理方式，该系统提高了工作效率，优化了人力资源可以让人员的经历，更多的投入在提高管理水平上。

智能档案管理系统未来还将随着实际的应用进行不断的功能扩展和升级，给服务对象提供更多的选择，实现档案管理的科学化和规范化发展。以上就是它的优势介绍，希望做一个相关的了解，及早作出相应的转型。