随着信息化的发展，资料的管理也步入了一个新的阶段。通过进行国产化数字档案管理系统优化，能够将传统的档案管理模式进行更新和升级，便于管理和查阅。同时也能够利用数字化的优势让资料的保存更加完整、整体的管理模式更加清晰和规范。其优势主要可以从以下几个方面进行体现。

提供安全保障

进行档案管理时如何保证信息安全、储存安全、以及权限安全等均是需要考虑的问题。通过运用相关的信息化系统，可以为用户提供文件管理、自动整理、档案规划等多种功能。这种方式不仅能够更好的管理文件分类文件，也可以帮助使用者规范整理业务流程，形成多层管理模式。也可以根据客户的需求进行编目的整理和档案的分层，从整体上提高档案管理的安全保障。

提供审计策略

通过运用大数据技术和智能化技术，系统内部可以帮助用户识别相应的数据风险，及时提供预警并针对信息的操作、数据库权限等进行全方位的审计。当进行其他业务或网络平台的连接时，可以帮助快速回复信息并提供精细度方面的相关策略，帮助用户生成审计报告从而提供全方位的风险管理方案。

减少管理成本

随着人们对信息和档案归类的要求越来越高，这方面的人才需求也在不断加大，而我国在这方面起步较晚因此相关的人才较少。对于企业来说培养一名新的人才需要花费大量的时间和精力，而直接运用管理系统能够有效减少培养人才的相关成本，帮助企业迅速建立自身的管理策略。运用这种系统无需支付人员的工资、办公场所费用。通过信息化的方式节省了一大笔开支。

选择国产化数字档案管理系统服务商时要关注其是否具备独立的开发和后期支持能力，是否能够根据客户的需求插入个性化的终端模块等。