要实现数字档案管理模式，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件，例如“万能档案-收发文及档案管理软件”。

　　数字档案管理是什么？

　　数字档案管理是指对档案进行数字化管理，使档案能被数字化，可视化。数字档案管理是指利用现代信息技术对档案的内容、结构、管理、利用等进行数字化管理。在传统档案室中使用计算机档案管理系统，进行数据存储和管理的业务模式。

　　数字档案管理有什么功能？

　　1、可视化管理：实现可视化信息查询管理服务，利用先进的计算机系统实现对数据进行检索，并可对用户进行业务办理，提供个性化功能。

　　2、信息检索：利用先进的电脑系统对数字档案进行信息检索与分类。以可视化语言进行表达数据并提供个性化服务。

　　3、查询档案功能：通过检索数据库快速查询档案内容并提供丰富查询结果。

　　4、安全保密：利用计算机系统实现档案信息安全保密管理及保护功能，为保障信息安全提供有效保障。

　　5、用户管理：支持用户自定义功能管理用户行为数据。

　　6、快速查找：可实现用户自定义功能（如历史检索)，通过查询档案数据可轻松快速找到需要使用档案。

　　7、权限管理：系统支持多种权限申请方式和权限分配机制，可满足不同部门或者个人对档案资料及档案查阅权限进行控制或审批的需要。

　　8、档案共享：可以实现跨部门数据共享，实现信息资源共享利用，方便各部门或个人随时随地查阅档案资料并完成各种报表操作，提高工作效率与质量。