企业档案数字化,高效率办公的基石

发布日期:
2023-08-01
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年来,无纸化办公、数字化转型的浪潮已经接近尾声,许多企业已经开始了自己的智能办公模式,但值得探讨的是,这些数字化转型,都是针对固有流程的,在档案管理上还是有一定的空缺和不足。企业档案数字化的理念一经提出,就受到了许多制造业、互联网企业的关注,尤其是电子签章在获得更为广泛的应用之后。

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企业档案数字化是从两个维度来进行考虑的。一是将原来的纸质合同进行扫描后归档,二是在系统上线后,便能开启电子合同的模式,不再需要繁琐的用印盖章签名等等一系列流程,连合同的快递费都能一并省下,而且调用起来也会非常轻松。

而在档案扫描、分类的过程中,势必会遇到庞大的纸质文件,这些是许多部门秘书、助理对推动档案数字化,感到棘手的地方。但一个优秀的数字化加工设备,就能帮员工尽可能地提供便利:大图扫描仪、平板大图扫描仪、非接触扫描、高速扫描仪、平板扫描仪、非编采集设备、各类型录像带播放设备等,都是档案能够迅速数字化的挤出,并且具备5000万页/年以上的纸质加工能力的模拟录像带数字化加工能力的设备,分分钟解决企业积压数十年的纸质文档。

在进行档案数字化的时候,整个团队还需要对文件进行一一的分类归档。而且这种归档是可以人为的划分为涉密、非涉密板块的,同时每个文件的都会拥有自己独特的编号,从编号中不仅能够体现文件签署的部门、时间以及涉密等级,还能按照合同内容进行归类,在后续需要调阅的时候,可以说是轻松异常。

企业档案数字化带来的不仅是企业在日常业务流转时的高校,还带来了更多业务创新的可能性,并且企业不需要再租用一个库房来作为档案室,存放一些陈年老资料,在信息时代下,效率就是创造价值的一大要求,档案数字化就是企业走向现代化的一步。

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