企业档案数字化是大势所趋,在社会经济不断发展的前提下,信息化建设也不能止步,现在甚至成为了很多企业的发展目标,有消息人士称未来企业的突破点就在于档案的数字化,它既解决实际需求,同时又是满足了社会经济发展的需要,那么为什么档案数字化备受重视呢?

1、传统方法检索档案过于复杂

档案管理是一种常见的信息管理方式,档案管理不仅对档案进行收藏和存储,也需要对档案进行分类管理,从而给用户提供更快捷方便的信息检索和档案借阅。档案自资料是无时无刻在增加的,对于档案管理员来说,档案的数量是非常大的,因此档案的工作量相当巨大的,而且档案的管理是一种对资料重新整理和分类的过程,其中涉及到大量重复性的细节工作,对工作的准确性和档案的处理速度有很高的要求。如果不能满足准确性,用户不能检索出所需要的正确资源,那么档案管理也失去了意义。如果不能及时给用户提供所需要的资源,也不能带来良好的用户体验。

2、电子档案更高效

信息化是一种更加高效,更加快捷,更加准确的信息处理方式,档案作为一种特殊的信息,更应该抓住信息化的浪潮,进行档案管理的信息化改造。档案管理的海量工作量使得传统的依靠人工进行档案的分类管理的方法变得非常低效,由于信息化时代信息的产生速度远远高于以往所有时代,档案的处理速度已经赶不上档案的产生速度,同时档案处理的准确性也是人工管理较为人熟知的一大诟病。在档案检索和查阅的时候传统的档案管理也带来了巨大的困难,用户必须去档案馆才能进行相关的查询和借阅操作。显然档案的信息化管理方式能够解决上述所有的问题,计算机技术对于处理信息具有先天的优势,能够非常快速,非常准确的按照人们管理和处理档案的方式对档案进行处理,查询等。
之所以企业档案数字化受到了各企事业单位的重视,在某种程度上是因为现代社会对于信息资源共享的需求量的增加,一般来说信息资源的保存和共享属于同一条赛道,企业如果想发展就要注重信息的多元化,而数字化是企业档案发展多元化格局中的基础,虽然档案数字化的任务比较艰巨,但是随着信息化建设的不断加深,技术的逐渐成熟,可视化的档案管理系统将会受到极大的普及。