一家企业每天都会产生很多数据，这些数据经过统计和分析以后都会制作成档案保存起来，方便后续项目作为参考使用，但是这么多数据档案长期累计下去，会产生大量的档案文件，如果是利用物质作为载体的，可能还会占有很大的空间进行保存。

目前有些公司还在使用一些比较传统的方式来存储公司的档案，比如说物质载体方式，这种方式存在很多的弊端，人力成本高，空间成本高，而且整理繁琐，取出耗时，越大的公司越负担不起这种存储方式。

还有一种就是员工利用文档方式进行储存，这种方式相对于传统方式，在空间成本和人力成本上有所减轻，但是管理起来很繁琐，需要通过通讯工具把文件传达给档案存储人员，然后再通过档案存储人员的电脑分类管理，有点繁琐，安全系数低，万一电脑坏了，基本档案就没有了。

目前的方式是直接把企业档案数字化，然后员工直接上传系统管理，这种方式减轻了人员成本和时间成本，需要什么档案直接搜索就可以找到，而且因为是云端控制，不纯在电脑坏了，档案就没有了。企业档案数字化系统管理在效率上都要比其它方式更好。

北京信通档联信息科技有限公司已经研究企业档案数字化管理系统10年时间，研究过程不但考虑到企业的便捷性和高效性，对于档案的安全性也着重考虑。目前与微信、企业微信、钉钉、短信、邮件等移动办公软件互联互通，方便员工进行上传和取出。