随着现在互联网时代的飞速发展，很多信息已经逐渐被数字化形式所取代。像档案馆已经不再仅限于纸质档案的方式保存，相反，许多档案馆已经逐步使用一些智能化管理的加密管理系统，对档案的管理能更严谨，对工作人员而言也更方便操作。

1.提高工作效率

在档案馆中，如果存储的档案比较多，意味着从一开始的分类就已经增加了许多工作量，更不必提在后续如果要经常提取档案会有多困难。而使用档案加密管理系统的话，能够直接从系统中寻找出所需档案，有效地的提高了工作的效率与准确度。

2.加密管理更严格

一般而言，档案通常都是比较重要的存在，否则也不会由专门的档案馆进行统一的管理。使用人工进行管理档案虽然也是不错的一种选择，但是毕竟很难保障其安全性的问题。智能化的加密管理系统反而更有优势，毕竟现在的人工智能已经相当成熟。

3.细化档案分类更便捷

档案在进行存放前都需要做好分门别类的工作，一旦档案数量多的前提下，就需要许多的工作人员一起整理，但是也容易出现档案遗失或者是档案分类不准确。使用档案管理系统比较容易对档案分类细化，只需要工作人员按照系统指示处理即可。

使用档案管理系统无疑是帮助档案馆解决许多繁杂的事宜，而且现在既然已经有智能化的产物出现，有效地的提高了工作的效率，那么当然应当投入到工作当中使用，同时这种系统还比人工进行分类细化更有优势，无疑是非常不错的选择。