到了年末或者季度汇报前期的阶段，人们大多会进入一种忙碌且混乱的状态中，对于部分汇报者来说，他们需要可以将多数时间花费在系统消息的整合和思想的表述上，但对于前期信息归总部分的工作人员来说，需要经历长时间的文件分类和整理工作，期间要是有部分失误的话，可能会让之后的工作出现进度中断的可能性，这时候档案系统的出现可以有效的缓解这部分的压力。

说到家务中难度比较高的部分，人们可以想到不少，但其实整理衣柜的难度要比人们的预期高出不少，这一点对于工作来说也是一样的，平时收到的文件或者是纸质材料可能会被随手放进柜子或者抽屉里，但要是需要的时候，比较容易陷入找不到的困境中。

大型公司内部的档案规整问题还体现在部门和人员之间的同步上，有时候一个业务可能是由多个部门或者人员进行对接、商谈的，这时候如果材料没有录入登记好的话，可能会影响到多个部门之间的业务情况，考虑到这个问题，不少企业其实会选择在组网中添加档案系统并利用其作为文件同步和上传的工具。

档案系统在早期出现的时候，多数是作为信息采集软件来使用的，但随着使用者的需求变化，为了不让自己的业务量降低，设计者会选择合适的切入点来调整软件使用情况和方向，这样一来的话，平时在工作过程中的零碎时间也可以利用其来处理工作，还能将多个人的工作同步到某个空间中，以减少两个人忙一件事的情况出现的可能性。