智能档案管理系统能实现哪些功能?

发布日期:
2022-12-15
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随着信息技术的飞速发展,数字化引发的新浪潮正在席卷而来,不断颠覆和重构着我们的生产和生活。档案管理也面临着从传统管理向科学化、信息化管理模式的转变,档案的数字化和信息化已经成为数字化浪潮中不可或缺的一环。

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智能档案管理系统可以充分发挥计算机和网络通讯的自动化和智能化,可以大大提高工作效率,减少甚至避免各种需要大量人工处理的录入和归档环节中人为因素造成的错误。对于档案管理标准化的要求,可以通过严格的软件系统权限设置、档案借阅流程、过程控制等方法来保证档案和信息的安全。还可以利用各种智能外设来提高实物档案的自动化管理,减少人员配置和素质欠缺对档案规范化管理可能带来的影响。从收集到整理、归档、移交档案、接收档案、鉴定档案、销毁档案、利用档案等,实时监控和管理每个业务步骤。

1.准确管理

智能档案管理系统能够实现文件、档案盒、文档等物品的集中、统一、准确管理;实现证件基本信息电子化登记,便于信息存储、统计、查询利用、结算处理。精细化电子文件条目和电子文件的权限控制,从而实现单个电子文件在线浏览、下载和打印的权限控制,保障电子文件的安全性。

2.自动盘点

管理系统文件的全生命周期,后台自动记录文件的借阅和归还日志;支持网络搜索定位,提高工作效率;系统支持文档和数据的自动盘点,并生成相关的统计数据。集成扫描设备,通过扫描文件条形码和仓库地址码,可以实现物理文件和电子文件的同步装卸。通过预架机制,完成扫描后的验证和检查,保证上架和下架文件数据的准确性。

3.文件分发

分发管理子系统可以使档案管理单位的档案管理操作系统更加系统化、自动化和科学化;同时,以文件的归档、保存、维护、分发和借阅为驱动的文件管理流程将更加高效便捷。

4.多层次管理

智能档案管理系统和后端管理设备组成的多级管理平台实现了多层次、分级管理,有效解决了大型复杂信息系统的大规模监管问题。致力于电子档案和实物档案的一体化管理,通过RFID技术实现对电子档案和实物档案位置的全程监控,从库房安全、库房环境、实物档案安全、智能实物档案存储设备等方面对实物档案进行监控管理。

5.智能识别

利用射频、指纹、条形码等识别技术,有效管理文件的存取;基于上百种算法模型,预置各种规则,支持相关文档、热门借阅文档、推荐借阅等多种类型的推荐,推送你所想要的,大大提高工作效率。

6.安全措施

坚固的全钢机柜,红外检测、视频监控、门禁检测和震动感应,以及现场声光、安防联动、短信通知等多种报警方式,可有效防止非法入侵。

7.实时查询

管理人员可以通过内部网络实时查询和管理被监管文件的下属单位、用户、设备名称、存放地点、位置、使用情况和历史信息。

不难看出,与传统的档案管理相比,智能档案管理系统在各方面都有更多的优势,而且还可以大大减轻管理人员的负担,提高管理效率。因此,除了建设智能仓库,智能管理系统也是必不可少的。

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