电子档案管理有哪些注意事项?

发布日期:
2022-08-15
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随着计算机以及互联网技术的发展,电子档案的应用已经越来越普及化,这种电子档案管理需要依赖于数字化的技术,除了解决档案一体化以外,安全性问题显得更加的重要,在建设过程中需要面临很多的挑战,下面就来说说相关的注意事项。

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一、做好备份工作

传统纸质档案属于实物类型,而电子档案则不同,因为其档案本身并非实物,只是一些数据,因而可以进行无限的浓缩。不过在遭遇破坏时,毁灭性也是非常彻底的,因此,要做好电子档案的相关备份工作,包括相关支持软件,原始档案电子图像,以及打印输出件等。

二、确保档案载体安全

电子档案管理要注意档案载体的安全性,通常来说,电子档案都会采用脱机方式储存在磁盘等物理载体上,在进行管理的时候,要确保这些档案载体的物理安全性,避免受到外界环境的干扰和破坏,比如远离强磁场等有破坏性的环境。

三、确保内容逻辑上的准确性

电子档案的内容可以存储在各种载体上,而其基本上都是数码形式,如果要查看内容,就必须依赖于计算机软硬件平台,为了后续转换的便利性,保存时必须要考虑到其依赖的技术和数据结构,这样才能够以通畅的逻辑快速转换。

关于电子档案管理,以上这些事项都必须要注意,只有做好这些相关的工作才能确保电子档案的安全性,以及档案在后期的使用过程中有足够的便利性。

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