随着信息时代的迅猛发展，大家每天都会通过各种形式处理各种信息和文件，如何选择一个适合自己的档案管理系统，优化自己的信息处理方式，提高处理信息和文件的效率，显得尤为重要。

为了较为安全有效地管理和利用众多信息系统产生的海量数据，来保证档案文件统一与档案文件的规范化管理，确保档案的真实、完整、安全与可用。我们在选择相关的管理系统时因注意电子文件管理系统是否符合《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015)、《电子文件管理系统通用功能要求》 （GB/T29194-2012）等政策的有关要求，电子档案管理应该遵循现代信息化条件下的电子文件的形成和利用规律。

优秀的档案管理系统可以提供可视化的业务流程定义工具，可根据用户的实际需求部署所需的业务流程；还可以实现功能模块拷贝重组、动态配置模块导航菜单、自由定义层级栏目等灵活功能，能较为灵活的满足业务变化需求；可以支撑与业务系统的高度集成与融合。还可以提供较为直观友好的交互界面，延续用户操作习惯，满足人们的需求。

一套较为优秀的档案管理系统可以提供较为完善的权限管理与安全机制和多层次的权限控制系统，较为准确的控制用户的权限范围；保证全程行为可查询，配备细致的日志记录用户的各种操作，操作全程可跟踪可追溯。为档案的安全性和可靠性提供保障。