随着人力成本与档案存储量的不断增强，传统的档案室已经无法满足日益增长的存储需求。在这一背景下，一体化智能档案管理系统以软硬件的结合，渐渐成为行业选择的主流。

1、功能需求

不同的组织可能对档案管理系统有不同的要求。例如，您可能需要一个强大的文档检索功能，多用户协作功能，或者特定的安全和权限管理功能。了解自己的需求是选择适合系统的重要步骤。

2、用户友好性

一体化智能档案管理系统应该具备良好的用户界面设计和易用性。系统应该易于学习和使用，避免复杂的操作流程，使用户能够轻松地浏览和管理档案。可以选择具有直观界面和强大搜索功能的系统。

3、可扩展性与定制化

选择一个具有可扩展性的档案管理系统，可以满足未来的发展需求。系统应该能够适应不同规模和需求的组织，并能够实现个性化的定制化设置，以满足特定的业务需求。

4、数据安全性

档案管理系统必须具备严格的数据安全性保障。系统应该具备强大的权限管理功能，使管理员能够对用户进行访问权限的控制。此外，系统还应该具备数据备份和恢复机制，确保数据的安全性和连续性。

5、技术支持与培训

选择一体化智能档案管理系统时，要考虑供应商提供的技术支持和培训服务。系统的实施和使用过程中可能会出现问题或需要支持，因此需要供应商提供及时的技术支持和培训，以确保系统的正常运行。

6、成本效益

要考虑一体化智能档案管理系统的成本效益。系统的实施和运行费用应该在预算范围内，并且能够提供良好的回报。比较不同供应商的价格和功能，选择适合自己需求和预算的系统。

总之，选择一体化智能档案管理系统需要综合考虑以上几点因素，通过认真评估这些因素，可以选择适合组织需求的系统，提高档案管理的效率和质量。