数字档案管理系统相比传统有哪些优势?

发布日期:
2023-01-13
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随着信息社会的快速发展,现代计算机技术和通信技术的应用和发展越来越普及,计算机网络构建的数字化环境对我们的影响越来越大。用户对档案信息的需求越来越大,如学生档案、医院档案等,信息共享的迫切性越来越明显。在这种形势下,数字档案管理系统应运而生,并逐渐成为加快信息化步伐和档案馆发展的需要。

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数字档案管理系统是指利用扫描仪或数码相机等数字设备对纸质档案进行数字化处理,转换成可存储在数字载体上并由计算机处理的图像或文本,以达到检索准确、快捷方便、存储空间小、维护方便安全等效果。随着现代互联网技术的发展,数字化档案管理已成为一种管理趋势,但同时也要认识到数字化档案管理的优势和劣势,充分利用其优势,不断改进其劣势,从而更好地服务于现代社会的发展。

数字档案管理系统服务的优势:

1.提高办公效率。

传统的档案资料以纸质为主,占用空间大,查找不方便。纸质档案由于其大小、重量、内容等原因,需要经常整理,要十分注意档案管理的环境。传统的档案管理大多是在固定的时间、固定的人员、固定的场所进行的。档案的鉴定、整理、归档等过程需要大量的时间来完成,有时会出现事倍功半的情况。

数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便、高效、快捷,档案可以及时归档、快速整理、更加快捷地提供和利用,能够准确反映档案的现状。数字化信息管理可以通过信息技术的智能化操作,自动对档案信息进行校准、整理、归类,档案管理人员通过查看目录,对信息进行有效管理,从而缩短工作时间,便于操作,提高工作质量。

2.突破时空限制。

传统的档案管理从归纳、整理、保存到查阅都受到时间和空间的限制,造成了人力、物力和财力的极大浪费。数字档案管理系统允许每个用户在任何时间、任何地点访问档案管理系统,查询自己需要的档案信息,不受时间和空间的限制。而且,不管多少人查资料,都可以同时查,不需要排队按顺序检查。

3.管理标准化

档案是社会信息资源的重要组成部分,逐渐成为经济建设和科学文化发展的重要资源,信息数字化的内涵涉及档案工作的方方面面。档案的数字化管理便于制定统一的、易于操作的档案标准,从而做好档案的标准化和规范化工作。

数字化档案管理的建设为档案工作的稳定、持续、健康发展注入了新的活力。目前,在社会的各行各业中,数字化档案信息以其易于管理、方便查找的优势,成为广大人民群众喜闻乐见的方式,其生命力和发展后劲将是传统档案馆无法比拟的。

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