浅谈企业档案信息化

发布日期:
2023-01-11
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信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代,从一开始能实现初级的档案目录级管理到今天的企业档案管理系统,档案信息化工作有了长远快速的发展。随着技术的进步、法律的健全,电子档案的法律效力逐步被社会认可,越来越多的企业开始加强本企业的档案信息化工作,但是,有一些在实际工作过程中常被忽视的问题。

企业档案管理系统.png

一、档案信息化不是简单的使用企业档案管理系统

很多企业认为购入一套档案管理系统,将现有的纸质文件导入系统管理,就实现了档案信息化管理,但实际上远不是这样。档案的信息化工作,首先需要建立一套完善的组织架构,明确信息部门、档案部门、业务部门等各部门的职责分工;再根据企业的业务实际确定归档范围、归档时间、整理规则、利用审批流程等;同时配合使用档案管理系统,还需要重新修订原有的档案管理办法,这样才能形成一套完整的档案信息化管理工作体系,保证档案工作有序进行。

二、档案信息化不再是将文档影像导入系统

购买一套档案管理系统--将室存纸质档案数字化--将数字化文件批量导入档案管理系统,时至今日,还有很多人认为这种操作就是完成了企业档案的信息化工作。这种做法只能保证系统内保存的档案文件不可更改,但是对文件的来源等信息没有办法获取,不能证明档案文件的真实性、原始性。实际上,随着科技的进步与技术的成熟,档案管理系统不仅可以直接获取前端业务系统的影像文件,同时可以保存该文件的数据结构等信息,以保证档案文件的真实性、原始性、完整性,为电子档案单套制归档奠定坚实基础。

有些企业,在使用了企业档案管理系统后,非常急于实现电子档案单套制归档,纸质文件都不想打印、保存了。诚然,只归档电子档案,不归档纸质文件是我们的目的,但是在实际执行过程中,还是需要根据实际双轨制并行一段时间,因为有些电子档案不具备凭证价值。比如每个企业常见的合同档案,如果签约双方有一方未使用电子印章,那么这份合同的电子版文件的凭证作用是存疑的。类似这部分归档内容,需要依据社会层面数字化工作的推广与肯定。

所以,企业档案管理系统在运用的同时,纸质档也应照常保管好,但成为电子档后,调取方便、安全便捷,甚至能做更多的管理,如果您有需要,欢迎前来咨询。

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