信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代，从一开始能实现初级的档案目录级管理到今天的企业档案管理系统，档案信息化工作有了长远快速的发展。随着技术的进步、法律的健全，电子档案的法律效力逐步被社会认可，越来越多的企业开始加强本企业的档案信息化工作，但是，有一些在实际工作过程中常被忽视的问题。

一、档案信息化不是简单的使用企业档案管理系统

很多企业认为购入一套档案管理系统，将现有的纸质文件导入系统管理，就实现了档案信息化管理，但实际上远不是这样。档案的信息化工作，首先需要建立一套完善的组织架构，明确信息部门、档案部门、业务部门等各部门的职责分工；再根据企业的业务实际确定归档范围、归档时间、整理规则、利用审批流程等；同时配合使用档案管理系统，还需要重新修订原有的档案管理办法，这样才能形成一套完整的档案信息化管理工作体系，保证档案工作有序进行。

二、档案信息化不再是将文档影像导入系统

购买一套档案管理系统--将室存纸质档案数字化--将数字化文件批量导入档案管理系统，时至今日，还有很多人认为这种操作就是完成了企业档案的信息化工作。这种做法只能保证系统内保存的档案文件不可更改，但是对文件的来源等信息没有办法获取，不能证明档案文件的真实性、原始性。实际上，随着科技的进步与技术的成熟，档案管理系统不仅可以直接获取前端业务系统的影像文件，同时可以保存该文件的数据结构等信息，以保证档案文件的真实性、原始性、完整性，为电子档案单套制归档奠定坚实基础。

有些企业，在使用了企业档案管理系统后，非常急于实现电子档案单套制归档，纸质文件都不想打印、保存了。诚然，只归档电子档案，不归档纸质文件是我们的目的，但是在实际执行过程中，还是需要根据实际双轨制并行一段时间，因为有些电子档案不具备凭证价值。比如每个企业常见的合同档案，如果签约双方有一方未使用电子印章，那么这份合同的电子版文件的凭证作用是存疑的。类似这部分归档内容，需要依据社会层面数字化工作的推广与肯定。

所以，企业档案管理系统在运用的同时，纸质档也应照常保管好，但成为电子档后，调取方便、安全便捷，甚至能做更多的管理，如果您有需要，欢迎前来咨询。