将许多科技的新产品融入到工作中，是现在许多企业会做的一种办公方式，这不仅能够有效提高工作的效率，还能让工作管理方式更简单方便。电子档案管理系统在企业运用广泛，使用该系统可以让传统的档案管理变得更细致化，将繁琐的工作内容加以改进，提高工作的质量。至于是否有必要使用档案管理系统，通过本文的介绍之后，可以有一个更深刻的了解。

1.起到管理规范

企业中每天都会有新档案的出现，若是档案属于公共资料，那么使用传统方式对档案进行管理，显然会比较吃力，每天取用若是不做好登记，长此以往会造成档案的丢失，像这样不规范的管理方式，并不适合现在的各行业使用。运用电子档案管理系统可以起到管理规范，适合管理制度严格、有高要求的企业使用，管理可以更有条理性。

2.取用便捷度高

档案取用比较混乱的情况，一直都是众多企业困扰的一大问题，但是又无法做到让员工使用档案可以每时每刻都做好相关的登记工作，一来容易忘记。二来则是取用需要登记也会比较麻烦。档案管理系统针对这一问题已经有了相关的程序设定，对于取用会比较方便，也不用每次都专门做好登记工作。

3.可免除大量人力成本

当档案数量比较多的情况下，企业需要专门聘请员工整理档案的这部分工作内容，只是这样也就增加了企业对于人力成本的投入，并不适合长期的企业运作。使用档案管理系统不需要有太多人力的投入，若是想系统化对档案进行管理，只要有特定的一人即可，不然公司员工也可自行随取随用，免除了大量的人力投入。

通过本文介绍之后，应该可以明白电子档案管理系统的优点，以及企业使用档案管理系统的优势，很显然，企业还是很有必要使用系统的。