数字档案管理系统该怎么选择

发布日期:
2022-12-05
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在通讯技术和互联网技术的发展下,传统档案储存管理模式迎来了挑战,与欧美等发达地区相比,我国档案管理现代化较为滞后。近年来随着有关部门对档案管理的重视,我国在此领域也取得了较好的发展,不少机构和企业开始发力研究数字档案管理系统,通过技术改造将档案以数字化形式保存。

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众所周知,由于各地区档案管理水平的不一,传统档案管理存在信息化程度低、管理成本高、管理制度欠缺、管理不到位、容易丢失、共享程度差等弊端,使得档案调阅、日常管理记录不完整或不规范,难追溯。而数字档案管理系统是解决这些问题的一种较好途径,其有着储存效率高、保存年限久、安全性好、运营成本低等特点,同时也有利于做好留痕跟踪,确保出现问题时可追溯。

正是因为有这么多优势,不少企业和机构开始采用这类系统,但是在选择时需要注意从以下几方面对系统进行全面评估,首先是功能合规方面,能灵活处置不同类型的档案,支持档案收集、档案管理、档案保存、档案利用等业务环节。其次是功能成熟方面,如服务器是否有杀毒软件,档案的移交功能、整理功能、目录打印功能、档案利用功能等方面是否成熟。此外在实际挑选中,需要弄清楚自己所在单位的实际情况和需求,随后结合系统所提供的功能,可以选择一些试用的产品,通过试用来确定是否选择此款产品。

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如果在数字档案管理系统选择时,确实不知道如何下手,在此推荐推荐北京信通档联信息科技有限公司,该企业从2012年其,便开始从事档案信息管理和数字化加工服务,在信息化技术服务、软件开发、数据存储与数据管理等方面,形成了一套完整的数字档案管理体系,能为企事企事业单位及政府档案局馆等单位提供便捷的档案保管服务。

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