数字档案管理相关介绍

发布日期:
2022-11-01
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自古以来档案管理工作的重要性就受到了广泛的重视,随着科技的发展人类的进步档案管理的内容和形式也发生了极大的变化,档案管理的内容不仅仅局限于纸质文件,电子文件的大量产生需要采取有效的方式提高档案管理的质量,在科学技术的推动下数字档案管理应运而生,下边我们一块来了解一下。

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1.必要性

档案作为重要信息资料的载体是社会发展和人们生活中一个重要的组成部分。随着社会市场经济和现代技术的发展和完善电子档案的数量逐渐的增多,而传统档案管理的方式已经不能够满足现代社会发展对档案的需求,因此需要应用现代化技术进行档案管理促进档案管理工作质量提升,极大的促进了档案利用效率的提高,促进档案的数字化管理有利于促进我国档案事业的进一步发展。

2.优势

便捷的共享特性在传统纸质档案工作中档案管理与档案查询均需在工作日内进行,并且需要档案管理人员在场,亲力亲为这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性,并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比电子档案与数字档案的显着优势就在于其不受时间与空间限制,借助于网络技术与云存储技术电子资料可以实现实时共享。

3.高效性

高效性与关联性对于档案立卷部门来说电子档案将极大提升其工作效率,无需平日里零散地向档案室递交材料只需将部门文件资料输入计算机中,通过局域网档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作减少了周转环节,既可提高效率又可避免零散资料的不慎遗失现象。而针对于档案查阅者而言,电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行。

数字档案管理‍信息的存储是以数字代码,即计算机语言的形式进行,若想进行解读则需将程序恢复至原始状态方可顺不识别。数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作,所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。

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