企业档案数字化管理的优势有哪些

发布日期:
2022-08-23
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传统档子管理模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。为了解决这些问题,在档案管理工作中引入计算机技术与网络技术,能够显著提高档案管理工作效率,特别是提高信息检索与查询效率,这也就是所谓的企业档案数字化,那么此档案管理模式的优势有哪些呢?

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1. 帮助企业提高经济效益

数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言,其存在的明显的优势是实现了对传统纸张档案机读,既节约保管费用与占地空间,又可以提高查阅效率,减少了人员与纸张浪费。

2. 可以进一步提高档案的利用效率

传统纸质档案多保存于档案馆与档案室,对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷,用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术,档案查找摆脱了时空限制,用户可以隨时随地查找档案,充分利用档案资料。

3. 有助于提升档案管理的工作效率

数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档,满足用户需要。比如,人事档案在企业发展中属于重要内容,而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象,包括职工入厂、调动以及退休等,传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询,而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。

除了具有以上三点优势外,数字化档案的另一优势是可以简化资料的查询程序,进而更加便于办公人员进行随时查询。


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