在以前，调取档案的时候需要去档案室翻阅大量资料，这样十分耗费精力，并且纸质文件还容易丢失，一旦丢失又会增加麻烦和工作量，珍贵的档案一旦丢失可能会出现无法复制的严重状况，而如今，时代发展速度加快，通过建立档案管理系统就能够有效率的解决这些问题。

档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供了便捷的途径，它可以整齐归纳我们信息，以前录入纸质信息往往会浪费大量的人力物力，而现在不需要过多的人力，只需要少量人工操作电脑就可以完成信息管理，这不仅过程简单，还节约了时间提升了效率。并且由于电子信息的输入与保存十分简单，安全性较高，且不易丢失，可以不用担心信息会出现泄露的状况。

同时检索功能，能够帮助档案管理者随时调出资料，而且如果资料出现问题，能够及时进行动态更新，修改方便快捷。例如在公司人事信息方面，我们可以进行批量化的处理入离职，这样花费时间更少。

现在，随着档案管理系统的不断完善和发展，可以满足用户的采集信息和整理信息的不同人的需求，操作灵活简单，具有很大的内存储量，而且只需要敲击几下电脑就能够快速找到我们要的信息，它可以提升我们的工作效率，让我们不必再费心档案资料到地怎样才能保存的更长久有序，缓解了工作的焦虑。